İsrafla savaşın. Genel giderleriniz siz farkında olmadan artar. Yorganınız kısayla ayaklarınızı içeri çekin.
Rahmetli Sakıp Sabancı’nın dediği gibi o dönemlerde maksat tek kaleye gol atmaktı. Golü atan oyunu kazanırdı. Fakat oyunun kuralları zaman içinde değişti. Tek kaleye gol atmak yetmedi. Maçlar çift kale yapılmaya başlandı. Daha sonra mahalle maçları, aynı şehir içinde müsabakalar, ulusal lig birbirini takip etti. Başarı azmi takımları her geçen gün daha büyük kitleleri etkileyerek kazanmaya yönlendirdi. Artık bugün dünya ligindeyiz.
Çatalhöyük’te bulunan ve tarihi 8.200 yıl öncesine dayanan duvar resimleri o dönemlerde insanların dünyanın bir öküzün boynuzları üzerinden olduğuna inandığını ve öküz kafasını salladıkça volkanik patlamaların ve depremlerin meydana geldiğine inandığının ipuçlarını günümüze taşıyor.
Bugün volkanik patlamaların ve depremlerin nedenlerini açıklayabiliyor, bunlara karşı etkili önlemleri bütçelerimiz el verdiği ölçüde alıyoruz.
Fakat dünyamız artık o eski dünya değil. Medeniyetin ilerlemesiyle insanların hayattan beklentileri artıyor. Artan beklentiler ekonomiyi etkiliyor. İnsanlar dolayısıyla şirketler daha fazla para kazanmak ve kâr etmek için bıkmadan usanmadan çalışıyor.
Bu durum aile şirketlerini yakından ilgilendiriyor. Daha önceki yazılarımızda değindiğimiz gibi aile şirketlerinin ülkemizdeki ömrü 10 yıl civarında. Her şirket, kurucusu tarafından bir ihtiyaca çözüm üretmek ve üretilen çözümün karşılığında para kazanarak geçimini temin etmek maksadıyla kuruluyor. Şirket büyümek için yeterli besini yani finansal fonları bulursa bebeklik sorunlarını atlatarak yoluna devam ediyor ve büyüyor.
Kapalı ekonomiler döneminde kâr etmek daha kolaydı. Rahmetli Sakıp Sabancı’nın dediği gibi o dönemlerde maksat tek kaleye gol atmaktı. Golü atan oyunu kazanırdı. Fakat oyunun kuralları zaman içinde değişti. Tek kaleye gol atmak yetmedi. Maçlar çift kale yapılmaya başlandı. Daha sonra mahalle maçları, aynı şehir içinde müsabakalar, ulusal lig birbirini takip etti. Başarı azmi takımları her geçen gün daha büyük kitleleri etkileyerek kazanmaya yönlendirdi. Artık bugün dünya ligindeyiz. Mahalli maçları kazanmak başarılıyım demek için yeterli olmuyor maalesef. Dünyaya açılıp global olmakta zorlanan aile şirketlerinin ömrü bu nedenle kısa oluyor.
Peki bu sorunun çözümü var mı? Varsa ne?
Sorunun çözümün para kazanmakta aslında. Bebek için anne sütü ne kadar önemliyse bir şirket için de nakit akışı o kadar önemlidir. Şirketin büyümesi için damarlarında nakit dolaşmalıdır. Bu nakit olabildiğince faaliyet kârından yaratılmalıdır.
Kârın satış ile maliyet arasındaki fark olduğu malumunuz. Bunu göz önünde bulundurduğunuzda yapılacak iş aslında basit: Satışı arttır, maliyeti düşür. Siz benim burada basit dediğime bakmayın. Bugünlerde basit diye etiketlenen birçok şey aslında şartlar gereği çok zor.
Zira global rekabet eski kâr marjlarını düşürdü. Artık bir koyup beş alma devri birçok alanda neredeyse imkânsız hale geldi. Bunun için size ilk önerim yaptığınız iş ne olursa olsun büyümenizdir. Bisikletin pedalını çevirmezseniz bir süre sonra düşersiniz. Bu arada bisiklete binmekten yorulmuş olabilirsiniz. Bu çok normal. Böyle bir durumunuz varsa düşmek yerine arzu ettiğiniz yerde bisikletten inip, bisikleti ileri gitmek isteyenlere devretmek iyi bir çözümdür. Bisikleti devretmek istiyorsanız kârınızı olabildiğince yukarıda tutmak bisiklet karşılığında alacağınız bedeli arttıracaktır.
Kârın arttırılması için yapılacaklar genellikle maliyet tarafındadır. Satış fiyatları global arenada kendiliğinden belirleniyor. Bu tarafta yapılacak şeyler sınırlı.
İş hayatı büyük bir çalkantı içinde. Adı sanı duyulmayan bir sürü firma iş hayatına dahil oluyor ve yıllardır faaliyet gösteren firmaları tepetaklak ediyor. Böyle bir çalkantının içinde ayakta kalmak için büyük kâr arayışından kaçının. Büyük kâr beklentisi büyük risk demektir. Riski hesaplayabiliyorsanız sigorta yaptırabilirsiniz. Ama iş dünyasındaki bir çok risk maalesef sigortalanamıyor. Çünkü geçmişte yaşananlara dayanarak gelecek için öngörü yapılamıyor. Bu nedenle siz siz olun öncelikle hesaplanan riskler alın. Riskleriniz geri dönülebilecek büyüklükte olsun.
Büyüme yolunda ilerleyen şirketlerin ortak özelliği birçok farklı konuya aynı anda odaklanmasıdır. Aynı anda birbirinden farklı konulara odaklanmak yönetimin hem zamanını alır hem de her konu için ayırdığı sürenin kısıtlı olmasına sebep olur. Kısıtlı süre ayırdığınız bir işe rakibiniz daha fazla zaman ayırıyorsa sizi geçmesi pek de şaşırtıcı değildir. Bu durumda harcadığınız zaman da para da boşa gider. Yani israf olur.
İsrafı önlemenin ilk adımı plan yapmaktır. Eğer bir projeniz varsa ve bu projenin şirketinizi ileriye taşıyacağına inanıyorsanız öncelikle plan yapın. Planlama yönetimin en önemli bileşenlerinden biridir. Planlama yapmak planda değişiklik yapmanıza mâni değildir. Planlar değişebilir ama planlamadan ilerleme olmaz.
İsrafı engellemek riski minimize etmek ile mümkündür. Aile şirketlerinin çoğunda maliyetlerindeki en büyük harcama personel harcamalarıdır. İsrafı önlemek için yapacağınız ilk şey personel harcamalarınızı mercek altına almaktır. Harcama deyince sonuçta kaç para ödediğinize bakın demek istemiyorum. Çok az ödeyip, ödediğinizin çoğunu boşa ödüyor olabilirisiniz. Buradaki kavram verimliliktir. Ödediğinizin karşılığını ne seviyede aldığınız israf yapıp yapmadığınızı gösterir. Bunun için işe uygun kişileri bünyenize katın. Aile, eş, dost tavsiyesiyle gelenler işe uygun değilse bu kişilerden uzak durun. Aile şirketlerinde aile üyelerinin şirket içinde görev yapması çok normaldir. Ama kişi işe uygun değilse işe almayın, görev vermeyin. Bunu söylemesi kolay ama yapması zordur. Bunun için işe alım kuralları koyun ve bu kuralları harfiyen uygulayın. Şirketin kuralları, aile anayasası ile yazılı hale getirilir. Kuralları belirlemek için aile anayasanızı oluşturun. Bu konuda Arkeon danışmanlarından destek alabilirisiniz.
İsrafın büyük bir bölümü işlerin icrası sırasında oluşur. Satış için reklam vermek, şirket arabaları, temsil giderleri, hediyeler, promosyon malzemeleri, vb. için “bunları harcamamamız lazım”, “rakip reklam yapıyor, biz de yapmalıyız”, “bu işi yapacaksak bu harcamayı yapmalıyız” gibi bir çok cümle toplantılarda, görüşmelerde kolayca kurulur. Bunların bir kısmı doğru olabilir. Ama siz öncelikle “bunun bize faydası ne?” diye sorun. Daha sonra “bunu yapmazsak ne kaybederiz?” diye devam edin. Son olarak da “bu yatırımın getirisi yani kârı nedir?” sorusuna yanıt arayın. Eğer bu sorulardan birine doyurucu cevap alamıyorsanız o harcamayı yapmayın, paranızı israf etmeyin.
İsrafı engellemek için denetim ekipleri çok önemlidir. Yöneticiler stratejik işlerle meşgul olurken sahada ne olduğunu çoğu zaman kaçırır. Bazen verdikleri mesajlar tam olarak aşağıya inmez, indirilemez. İsrafı önlemek için yapılan işler, alınan tedbirler farklı anlaşılıp moral ve motivasyonu bozabilir. Bunun için temel uygulamaların standart hale getirilmesi önemlidir. Bunları yazmak yetmez, uygulamak gerekir. Uygulamanın standart olup olmadığı denetim ile belli olur. Bu nedenle şirketinizde standartlarınızı belirleyin. Bunun için hazırlanmış ISO 9001 vb. standartlardan yararlanabilirsiniz. Standartları hazırladıktan sonra bunları uygulamaya alın. Sonra denetleyin. Belki yazdığınız uygun değildir. Bunu görürseniz yazılanla sahadaki farkı tespit edin ve revizyonlarınızı yapın. Yok yazdığınız doğru ama sahadaki uygulaması farklı ise o zaman ekiplerinizi eğitin. Eğitim ve gelişim çalışanların motivasyonunu şirkete bağlılığını arttıran en önemli bileşendir. Koçluk, mentorluk, eğitim, vb. ile kişisel gelişimi desteklemek çoğu zaman paradan bile daha önemlidir. Eğitimden kısarak maliyeti azaltmaktan kaçının. Eğitimden kısmak israfın temel nedenlerinin başında gelir. Ama eğitim düzenleyeceğim diyerek önünüze gelenle çalışmak, fayda sağlamayacak eğitimler düzenlemek diğer bir israf kaynağıdır. Eğitim için ihtiyaç analizi yapıp, gelişim noktalarını belirleyin. Uygulamalardan sonra eğitimin bünyede kalıp kalmadığını yani kişilerde kalıcı davranış değişimi yaratıp yaratmadığını izleyin. Bunu yapmazsanız bu da sizi israfa sürükler.
Sonuç olarak; israfı önlemek için maliyetlerinize odaklanın, maliyeti nasıl düşüreceğinizi planlayın, buna uygun organizasyonu yapın, icra ederken etrafın ne söylediğine kulaklarınızı tıkayın ve yaptığınız işi standart hale getirin. Kısaca ayağınızı yorganınıza göre uzatın. Ayağınız dışarıda kaldıysa sorun değil. Bir süre için de olsa ayağınızı içeri çekin. Zaten kış bitip yaz geldiğinde yorgana ihtiyacınız kalmayacak.
Ayhan Dayoğlu
13.10.2019
