Hızlı karar almak için ekibinizde yetki, sorumluluk ve bilgi düzeyini dengeleyin.
İnsanlar kendileriyle ilgili eleştiri duyduğunda rahatsız olur. Bazı kültürlerde eleştiri meydan okuma olarak tanımlanır ve olumlu bir şey gibi gösterilmeye çalışılır. Nasıl tanımlanırsa tanımlansın eleştiri eleştirilen kişiyi rahatsız eder. Çalışanlar kendilerini güvende hissettiklerinde diğer ekip üyelerine güven duymaya başlarlar. Bu da ekip ruhunun temelini oluşturur. Bundan sonra yapılacak her şey bu temel üzerine inşa edilir.
Günümüzdeki değişim aile şirketlerini derinden etkiliyor. Değişimden etkilenen şirketler karşılaştıkları tabloyu çoğu zaman kriz olarak tanımlıyor. Adına ne derseniz deyin kriz ya da değişim ya da çalkantı, artık hayatımızın değişmez bir parçası oldu. Uzun süredir iş hayatında olan yöneticiler karşılaştıkları değişimleri kendi dağarcıklarındaki bilgi ve tecrübeye dayanarak çözmeye çalışıyorlar. Ancak piyasalarda elde edilen bilgi inanılmaz hızla artıyor. Son 2-3 senede üretilen ve saklanan bilgi tüm zamanlarda elde edilenin neredeyse %90’ına ulaştı. Yeni bilgiler tüm ezberleri bozuyor.
Böyle bir ortamda değişim ya da kriz ile karşılaştığımızda ne yapmamak gerekiyor?
Genelde eğilim herkesin yaptığını yapmak, herkesin gittiği yoldan gitmek oluyor. Bu durumda tüm şirketler birbirine benziyor. Aradaki farklar azalıyor. Yenilikçilik ölüyor. Sıradanlık artıyor. Müşteriler ürün ya da hizmet alırken firma farkı gözetmiyor. Ve bunların sonunda kâr eriyor.
Bunun için öncelikle krizde herkesin yaptığını yapmamak, herkesin gittiği yöne gitmemek gerekiyor. Eğer bir aile şirketi yöneticisiyseniz Nasrettin Hoca misali su testisi kırılmadan ekibinize gerekli uyarıları yapıp, önlem almalarını sağlayın. Bir başka deyişle kriz sinyalini alır almaz proaktif olarak çalışmalara başlayıp risk planlaması yapın.
Ekibin krizi tahmin edip gerekli önlemleri alması için en önemli bağlayıcı güven ortamıdır.
İnsanlar kendileriyle ilgili eleştiri duyduğunda rahatsız olur. Bazı kültürlerde eleştiri meydan okuma olarak tanımlanır ve olumlu bir şey gibi gösterilmeye çalışılır. Nasıl tanımlanırsa tanımlansın eleştiri eleştirilen kişiyi rahatsız eder. Çalışanlar kendilerini güvende hissettiklerinde diğer ekip üyelerine güven duymaya başlarlar. Bu da ekip ruhunun temelini oluşturur. Bundan sonra yapılacak her şey bu temel üzerine inşa edilir.
Ekiplerin karar alması için üç temel bileşene ihtiyacı vardır. Bunlar; yetki, sorumluluk ve bilgidir.
Bu üç bileşen bir araya gelmeden karar almak mümkün değildir ya da alınan karar değişim formülü değildir.
Değişimi yönetmek için ekip üyelerinizin kendilerini güvende hissetmesini sağlayın. Bunun için bilginin şirketin damarlarına girmesini ve en uç noktaya kadar iletilmesini sağlayın. Bilginin güç olduğunu aklınızda tutun. Çalışanların bilgi düzeyi arttıkça önce kendilerine sonra diğerlerine karşı güvenleri artacaktır.
Karar toplantıda alınır. Ancak birçok yönetici kararlarını ayak üstü alıyor. Bunu bilen birçok çalışan yöneticisini bir köşede sıkıştırıp baskı yaratarak kendi çözümü için onay almak istiyor. Bu tuzaktan kaçmak için ilk adım olarak işe personel alma sürecine odaklanın. Planlarınızı icra edecek uygun özellik ve yetkinlikteki kişileri işe alın. Genelde işe alımlarda ilk bakılan nokta maaş seviyesi oluyor. Yüksek maaş yüksek maliyet olarak algılanıyor. İstisnalar olsa da daha sonra düşük maaş alan kişinin maliyeti şirkete fazla oluyor. İşe uygun olmayan kişi sonuç almakta zorlanıyor. Sonuç alamayınca işten kopuyor. Kendini saklamaya gayret ediyor. Bunu erken ya da geç dönemde fark eden yönetici bu kişinin iş akdini fesih ediyor ama kaybedilen süre ve boşa harcanan para geri gelmiyor.
Doğru eleman, yöneticisine yardımcı olan, fikir veren daha önemlisi yetki almaya hazır olan kişidir. Yani işe uygun olan kişidir. Böyle bir aday bulana kadar bekleyin, bulduğunuzda hemen işe alın ve yetki devrini gerçekleştirin.
Yetki devri genelde aile şirketinin yönetim kurulu tarafından şirketin genel müdürüne devredilir. Yönetim kurulundan yetki alan bir genel müdürseniz, size verilen yetkiyi günlük işlerinizi göz önünde bulundurarak kategorize edin ve sizden sonraki en az iki alt yönetim seviyesine indirin ve yetkilerinizi ilgili kişilere dağıtın. Sonra yetkilerin kullanılmasını sağlayız. Zira birçok çalışan yetkisi olduğu halde karar alırken üst yönetimini aldığı karara ortak etmek istiyor. Sizde de durum buysa tuzağa düşmekten kaçının. Bu tuzağa düştüğünüzde kapınıza gelen sayısı her gün artar, adeta kilitlenir ve iş yapamaz hale gelirsiniz.
Yetki vermek tamam da yeterli mi? Hayır dediğinizi duyar gibiyim. Şirkette işleri yapanlar iş görenlerdir. İş görenin sorumluluğu yaptığı işe sınırlıdır. İş görene ne yapacağını ve nasıl yapacağını söylemek çoğu zaman yeterlidir. İş gören kendine verilen işi yaptığında sonucundan sorumlu tutulamaz. Ancak iş gören işlerin detaylarına hakimdir; sahada ne çalışır ne çalışmaz çok iyi bilir.
Değişimle mücadele ederken üçüncü bileşen bilgidir. Her gün yeni bir şey öğreniyor olsak da her yeni bilgiyi dağarcığımızda tutmak mümkün olmaz. Bunun için konu uzmanlarının bilginize başvurmak gerekir.
Buraya kadar söylediklerimizi toparlarsak, değişimi yönetmek ve rakiplerinizin önünde lider konuma geçmek için
- Doğru personeli işe alın
- Bilgiyi şirket içinde paylaşın
- Çalışanları eleştirmeyin
- Karşılıklı güven ortamı yaratın
- Ekibinize yetkinizi devredin
- Ekip toplantısı yaparak karar alın
- Toplantılara yetkisi olan kişinin, işi yapacak kişi veya kişilerin ve konu uzmanlarının katılmasını temin edin. Bir başka deyişle toplantılarda yetki, sorumluluk ve bilgiyi dengeleyin. Demokratik bir ortamda konuyu tartışın ve kararınızı alın. Karar aldıktan sonra kararınızı hızlıca uygulayın. Aldığınız kararın çarpıtılmasına, yönünün değiştirilmesine, vb. asla müsaade etmeyin. “Müdürüm olmadı”. “Ama, fakat, lakin ….” vb. açıklamaları dinlemeyin. Unutmayın yetki kimdeyse kararı almıştır. Artık sıra uygulamaya gelmiştir. Bu aşamada odak işin bitirilmesidir.
Bu yaklaşımı şirketinizde yerleştirin. Şirkette herkes yetki ve sorumluluğunu öğrensin. Bilgi takviyesi için iç ve dış kaynaklardan faydalanın.
Sonuç olarak; değişimi yönetmek için doğru kişileri işe alıp yetkiyle donatın. Herkes her şeyi bilemez. Bunun için yetkiyi bilgiye takviye edin. İş görenlerinizin becerilerini arttırın ve bu kişileri karar mekanizmasına dahil edin. Kararlarınızı toplantılarda tüm ekibin katılımıyla alın. Alınan kararı hızlıca uygulamaya koyun ve uygulamaya geçtiğinizde geri adım atmayın.
Ayhan Dayoğlu
07.09.2018
