Değişimi başarılı yönetmek için her sorunu fırsat olarak görün, demokratik ortamda karar alın ve aldığınız kararı geri adım atmadan uygulayın.
Değişim sorunları beraberinde getirir. Değişimden olumlu etkilenmek için öncelikle sorunlara fırsat olarak bakın. Her sorunun özünde bir armağan olduğunu unutmayın. İnsanı diri tutan şey hareketli olmasıdır. Unutmayın “işleyen demir pas tutmaz.”
Evren enerjiden oluşmaktadır. Evrende olup biten her şey aslında enerjinin dönüşümüdür. Evrende her şey yüksek enerjiden düşük enerjiye, çoktan aza, sıcaktan soğuğa, doğumdan ölüme kısaca düzenden düzensizliğe doğru doğal akış içindedir.
Düzensizlik ölçüsü entropi olarak tanımlanır.
İnsan özünde tembeldir, etrafında olup bitene kayıtsız kalma eğilimindedir. Doğal haliyle insan düzensizliğe meyillidir. Ancak bir kısım insanın özellikle sanayi devrimiyle başlayıp internet uygulamalarıyla artan elindeki bilgi, malzeme ve enerjiyi kullanarak arzuladığı küresel sistemi kurma çabası dünyanın entropisini her geçen gün arttırıyor.
Entropi artışı hayata sürekli değişim olarak yansıyor. Dünyanın dört bir tarafında her gün birileri yeni düzenler kuruluyor. Yeni kurulan düzenler küreselleşmenin etkisiyle dünyanın geri kalanına hızla yayılıyor. Dünyanın bir ucunda kanatlarını çırpan kelebek diğer ucunda fırtınalara ve kaosa neden olabiliyor.
Değişim özünde tembel olduğunu söylediğimiz insan için sorunları beraberinde getiriyor. Birçok insan aslında değişmek istemiyor. Ama etrafındakiler dünyayı kendi istekleri doğrultusunda değiştirmeye çabalarken bundan ister istemez etkileniyor.
Bu ciddi bir ikilem aslında. Bir tarafta “bırak ne olursa olsun” diğer tarafta “düzeni korumalıyım, hatta dünyayı diğerlerinden daha hızlı değiştirmeliyim” arzusu.
Hadi gelin bu iki kutuplu olguya biraz daha yakından bakalım.
Değişim yadsınamaz bir hızla gerçekleşirken “tembelliği” seçip değişime kayıtsız kalan kişilerin değişimin nimetlerinden faydalanması her geçen gün daha zor olacak. Enerjisini değişime harcayanlar ile harcamayanlar arasındaki fark her geçen gün artacak. Etrafındaki dünyadan daha yavaş değişenler ellerindekini yavaş yavaş kaybedecek, etrafındaki değişimle paralel değişenler çağa ayak uydurup varlığını sürdürecek, etrafındaki değişimden daha hızlı değişenler ise geleceği şekillendirecekler.
Değişim sorunları beraberinde getirir. Değişimden olumlu etkilenmek için öncelikle sorunlara fırsat olarak bakın. Her sorunun özünde bir armağan olduğunu unutmayın. İnsanı diri tutan şey hareketli olmasıdır. Unutmayın “işleyen demir pas tutmaz.”
Fırsatları belirledikten sonra çözüm için süreci yönetmeniz gerekecektir. Yönetimin entropiyi yani düzensizliği yönetme sanatı olduğunu aklınızda tutun.
Yönetim; karar alma ve uygulama olarak iki temel süreçtir.
Karar almak için öncelikle konu hakkındaki bilgi seviyenizi ve bildiklerinizin sonuca etkisini sorgulayın. Konu hakkında bilgi seviyeniz ve bildiklerinizin alacağınız karara etkisini yüksek seviyede kestirebiliyorsanız diğerlerinin bir adım önündesiniz demektir.
İyi karar almak için farklı tarzdaki kişileri ekibinize alın. Genel olarak çalışma hayatında dört farklı tarzda insan vardır. 1) Sonuç odaklılar, 2) Sistem kurucular, 3) Girişimciler, 4) Bütünleştiriciler.
Fırsatları farklı kişilerin gözünden bakarak irdeleyin. Olabildiğince bilgi toplayın. Sorunu çözmek için değil fırsatları en üst seviyeye çıkartmak için beyin fırtınası yapın. Tüm olasılıkları değerlendirin. İlk aklınıza gelen fikir ile yetinmeyin. Sürekli fikir üretin. Aklınıza ilk gelen fikirler genellikle başkalarının da aklına gelir. Akla ilk gelen fikirleri uyguladığınızda aldığınız kararın etkisi kısıtlı olabilir.
Karar almak için beyin fırtınası yaparken toplantı yaptığınız ortamın rahat bir ortam olmasını sağlayın. Oturma düzeninizi herkesin birbirini göreceği şekilde “geniş U” düzeninde oluşturun. Katılımcılara diledikleri kadar konuşma özgürlüğü verin. Hatta katılımcılara “başka, başka?” diye sorarak yaratıcılıklarının artmasına yardımcı olun. Karar alma çalışmalarında amaç karar alma yetkisine sahip olan kişinin doğru kararı almasına yardım etmektir. Eğer şirketiniz için en doğru kararı almak istiyorsanız kişilerin kendi çıkarlarından ziyade şirketin ortak menfaatini destekleyecek kararları almalarına yardım etmek için her fikri önyargısız anlamaya çalışın, beğenmediğiniz fikirler nedeniyle fikri paylaşanların kendilerini tehdit altında hissetmemesini sağlayın. Karar almak için olabildiğince demokratik bir ortam oluşturun.
Karar aldıktan sonra ikinci adım uygulamaktır. Kararın uygulanması için karar alma yetkisi olan kişiyle işi yapacak ve destekleyecek kişilerle bilgisine başvurulacak kişilerin bir arada bulunması gerekir. Yetki, güç ve etkisi olanlar bir arada olduğunda kararlarınızı nasıl uygulayacağınızı planlayın. Bunlardan biri eksik olduğunda uygulama kararlılığı sınırlı seviyede oluşur. İşi yapanlar yapacakları işle ilgili alınan kararları sorgular, hatta sağda solda kararın ne kadar yanlış olduğunu ifade eder; görevi sabote etme eğilimine girebilirler. Fikri sorulmamış kişiler “bana sormadılar, ne halleri varsa görsünler” demeye başlarlar. Yetkili kişi ya da patron da “bu adamlar beni anlamıyor, bunlar nasıl adam, ah ben olacaktım ki…” diye yorumlar yapar. Siz bu duruma düşmek istemiyorsanız ve karar alma yetkisi sizdeyse işi yapacak farklı seviyedeki kişiler ile bilgi ve tecrübesinden faydalanmak istediğiniz kişilerin hepsi bir aradayken uygulamaya karar verin. Aldığınız kararı tüm paydaşlarla paylaşın. Uygulamanızın başarı kriterlerini belirleyin, bunlar üzerinde mutabakat sağlayın. Aldığınız karardan geri adım atmayın. Kararlılıkla yolunuza devam edin.
Sonuçları irdelemek, gelişmeleri izlemek için düzenli toplantılar yapın. Yapacağınız bu toplantıların mekânı ve düzeni karar alma toplantılarından farklı olmalıdır. İlerleme tespit toplantılarını dikdörtgen bir masa etrafında yapın. Toplantı masasının dar ucuna karar alma ve tabi ki sorgulama yetkisi olan kişi olarak oturun. Masanın karşı dar ucunda oturan olmasın. Bu tarafta sunum yapacaklarının perdesi, tahtası, vb. bulunsun. İşi yapacak kişiler ile danışmanlar masanın uzun kenarlarında oturmalıdır. Her katılımcıya 30 dakikayı geçmemek kaydıyla süre verin ve bir önceki toplantıdan bu yana yaptıklarını anlatmasını isteyin. Yapılacaklarda gecikmeler varsa bunların neden kaynaklandığını sorgulayın. Masanın etrafındakilerin yapılan ve yapılamayanlar hakkında bilgi sahibi olmasını sağlayın. Yapılmasına karar verdiğiniz konularda geri adım atmayın. Kurtuluş savaşında kağnı arabalarına koşulan güçlü mandalar gibi attığı adımı geri çekmeden hep ileriye gitme arzusunda olun. Buradaki kararlılığınızı kaybetmeniz mevcut ve ilerideki kararların ekibiniz tarafından sorgulanmasına neden olur. Kararlılığınızı kaybederseniz iki ileri bir geri gidersiniz. Tabi burada şunu aklınızda tutun. İlerlediğiniz sürece planla, uygula, kontrol et, önlem al döngüsünü işletin. Yönünüz aynı kalmak suretiyle yöntemlerinizde değişimler yapmanız gerekebilir. Bu durum sorun yaratmaz.
Uygulamanın başarılı olması için önemli bir diğer husus görevlerin, sorumlulukların ve ödüllerin net olmasıdır. Çalışanlar ne yapacaklarını, nasıl yapacaklarını ve başarılı çalışmanın sonunda alacakları ödülü bildiğinde gönül rahatlığıyla çalışır. Bunun için az maaş çok prim uygulamasından uzak durun. Çalışanlara yaşantılarını idame ettirecekleri maaşı verin ama karşılığında sorumluluklarını yerine getirmelerini bekleyin. Özel, sıra dışı başarılarını prim ile ödüllendirin. Sorumluluğunu yerine getirmeyenlerle yollarınızı ayırın. Yeni dünyada başarılı olmaları için sürekli eğitimle destekleyin. Unutmayın şirketinizin kalıcı olmasını istiyorsanız bunlar sizi ileriye taşıyacak önemli noktalardır.
Sonuç olarak; hızla değişen dünyada başarılı olmak için etrafınızdaki değişimden daha hızlı değişmeniz gerekir. Bunun için değişimin yarattığı sorunları fırsat olarak görün. Fırsatları en iyi şekilde değerlendirmek için demokratik ortamda beyin fırtınası yaparak karar alın. Aldığınız kararları “manda adımlarıyla” hep ileriye doğru olacak şekilde uygulayın ve sonuçlarını sürekli takip edin. Başarılı olan çalışanlarınızı eğitim ve prim ile destekleyin, başarılı olamayanlarla yollarınızı vakit kaybetmeden ayırın.
Ayhan Dayoğlu
15.01.2020
