İyi Planla, İyi Örgüt Kur, İyi İcra Et, İyi Denetle
Aile şirketleri yaşantılarını genelde dengede kalarak sürdürmeyi tercih ederler. Ancak bir süre sonra şirket yönetimine kurucuların çocukları ve daha sonra da çocukların çocukları katılır. Dengedeki şirketi bir pastaymış gibi düşünürseniz pastadan pay alanlar artar; kişi başına gelir düşer.
Aile şirketleri yaşantılarını genelde dengede kalarak sürdürmeyi tercih ederler. Ancak bir süre sonra şirket yönetimine kurucuların çocukları ve daha sonra da çocukların çocukları katılır. Dengedeki şirketi bir pastaymış gibi düşünürseniz pastadan pay alanlar artar; kişi başına gelir düşer.
Bu durumdan kaçınmak için şirketin sürekli büyümesi, büyümek için de sürekli kendini yenilemesi gerekir. Şirket büyürken her aşamada çeşitli sorunlarla karşı karşıya kalır. Bu sorunlar çözüldüğünde şirket yoluna devam eder ve kendini geliştirerek büyür.
Şirketin önüne çıkan sorunları aşabilme kabiliyeti şirketin iyi mi yoksa kötü mü yönetildiğini gösterir. İyi yönetilen şirketler sorunları fırsata çevirirler. İyi yönetilen şirketlerin yöneticileri geleceği dert edinirler. Kendilerine emanet edilen kaynakları koruyup kollarlar. Kısa değil uzun vadeli düşünürler.
İyi yönetici, iyi planlar, iyi örgüt kurar, iyi icra eder ve iyi denetler.
İyi planlamanın dört bileşeni vardır. Ne yapılacak, nasıl yapılacak, ne zaman yapılacak ve kim yapacak. Bunun için ilk adım sonucu hayal edip sizi oraya taşıyacak görevleri belirlemektir. Görevleri belirlemek için ilk önce ne yapmak istemediğinize karar verin. Ne istemediğiniz netleştiğinde bunun dışında kalanlar görevleriniz olacaktır. İkinci adımda görevlerinizi sıralayın. Üçüncü adımda görevleri “mutlaka yapılmalı” ve “yapılsa iyi olur” şeklinde iki kategoriye ayırın. Dördüncü adımda “mutlaka yapılmalı” dediklerinizi önem sırasına dizin. “Mutlaka yapılmalı” kategorisinde en az on tane görev olmasına gayret gösterin.
Görevler belirlendikten sonra her birini yerine getirmek için ne yapmanız, nasıl yapmanız, ne zaman yapmanız ve kimin yapması gerektiğini belirleyin. Görevlerin başarılı bir şekilde yerine getirilmesi için bu soruların eksiksiz yanıtlanması gerektiğini aklınızda tutun. Cevaplardan biri eksik kalırsa göreviniz tehlikeye girer.
Değişimin hızlı olduğu dönemlerde karşılaştığınız sorunların çözümlerini bilmiyor olmanız çok normaldir. Krizleri başarıyla savuşturmak için “Formula 1 pilotu” gibi gözünüz sürekli ileride olsun. Hızlı yaşanan değişim dönemlerinde önünüze bakarsanız kaza yaparsınız. Bunun için sorunlarınızı büyümeden analiz edin, risklerinizi belirleyin, riskleri bertaraf etmek için farklı planlar yapın ve ihtiyaç durumunda karşılaştığınız krize en uygun olan planı raftan alıp kullanın.
Bu satırları okurken “haydi canım, bunların hepsini nasıl yapacağız; bunları yapacak çalışanları bulmak zor; bulsak da paramız buna yetmez” dediğinizi duyar gibiyim.
Sevgili aile şirketi yöneticisi arkadaşım, küçük işletmelerin yöneticilerinin çoğu bu tür işlerin pahalı ve kendi ölçeklerinde yapılamaz olduğunu düşünüyor. Fakat birçok değerli yönetici bu konuda yanılıyor olamaz mı? Zira Kayseri’den yürüyerek Adana’ya göç eden rahmetli Hacı Sabancı’nın Adana’ya vardığında ne elinde ne de avucunda hiçbir şeyi yoktu. Bugün Sabancı Holding’in ve iştiraklerinin varlıklarının ne boyutta olduğu herkesin malumudur. Hacı Sabancı’nın başarısı iyi yönetime güzel bir örnektir.
Bu başarının arkasındaki en önemli güç insandır; insanı ve işi organize etme başarısıdır. Şirketler çalışanlarıyla var olurlar. İnsanların olmadığı şirketler boş bir binadan başka bir şey değildir.
Aile şirketlerinde çalışanlar arasında konuları tanımlama, birbirini algılama, görev ve sorumluluklar, yönetim tarzı, karar verme ve uygulama yöntemleri, ilgi alanları ve değerler gibi farklı çatışma noktaları vardır.
Başarılı şirketlerde ekipleri bir arada tutan şey uzlaşma kültürüdür. Uzlaşma başarısı, çatışmaların karşılıklı anlayışla çözümlenmesidir. Gereksiz çatışmaları azaltmak için şirketinizde kimin kime bağlı çalıştığını belirleyin. Bu ilişkileri bir organizasyon şeması üzerinde gösterin. Şirketler büyüdüğünde, farklı coğrafyalarda farklı ürün ve hizmetler üretmeye başlar ve organizasyonları daha karmaşık hale gelir. Bu olağandır. Ancak şirketiniz daha bu boyuta gelmediyse siz siz olun bir koyundan birden fazla post çıkartmayın.
Daha sonra ekip üyelerinin yetki ve sorumluluklarını netleştirin. Bir şirkette karar alma yetkisi yönetim kurulundadır. Yönetim kurulu karar yetkisini genellikle genel müdüre, genel müdür de birlikte çalıştığı icra kurulu üyelerine devreder. Ancak küçük aile şirketlerinde karar yetkisi genellikle kurucudadır. Kurucu karar alma yetkisini devretmekte zorlanırsa şirket büyürken işler kolayca ilerlemez. Herkes kurucunun karar almasını bekler. Bu durumda şirket esnekliğini kaybeder. Hem karar almak hem de karar verip uygulamak zor olur. İşini yapmak isteyen kişiler patronun peşine düşer. Patronu ilk bulan onayını alır. Sonra gidenler onay almakta zorlanır. Patron birçok konuya onay vermek zorunda kalır ve yorulur. Yorulunca uzun vade işlere eğilemez veya gelecek için fazla zaman harcayamaz. Yorulan patron bir süre sonra “bana gelmeyin” demeye başlar. Ama artık olan olmuştur, şirket sormaya alışmıştır, çalışanlar sorumluluktan kaçar hale gelmiştir.
Bu tür sorunları bertaraf etmek için ekibinize yetkilerinizi devredin. Yetki verdikten sonra beraberce sorumlulukları belirleyin. Daha sonra da elindeki yetkiyle sorumluluklarını yerine getirip getirmediğini takip edin. Yetki devrettiğinizde riskinizi azaltmak istiyorsanız yetki devrini kademeli olarak yapabilirsiniz. Önce az yetki ve sorumluluk verip test ederseniz olası bir terslikte sorunun sınırlı kalmasını sağlayabilirsiniz.
Yetki ve sorumluluk devretmek için kişinin işe uygun olması önemlidir. Zira kişinin tarzı işe uygun değilse sorunla karşılaşma olasılığınız yükselir. Bunun için işe eleman alırken kılı kırk yarın. Tarzı işe uygun olmayanlardan uzak durun. Tarzı uygun ancak yetkinliği az olan kişileri eğitebilirsiniz ancak tarzı işe uygun olmayanların tarzını değiştiremezsiniz. Tarzı uygun olmayan kişiler ya kısa sürede sizi terk eder ya da kendilerini kamufle ederek uzun süre şirketin kaynaklarını tüketirler.
Bu tuzağa düşmemek için çalışanlarınızın hem kendi aralarında hem de işleriyle uyumlu olmasına özen gösterin.
İşlerinizi organize etmek için diğer bir önemli husus ise işlerin kişilerden bağımsız ve standart hale getirilmesidir. Standart işleri -asgari yetkiliği olan birini atadığınız sürece- herkes yapabilir. Bunun için süreçlerinizi belirleyin, sadeleştirin, yazın, uygulanmasını sağlayın ve şirket içinde yayılması için çalışın. Bugün birçok aile şirketinde onaylı ve belgeli süreçler var. Ama bu süreçler çoğu zaman deliniyor, pas geçiliyor, dosyalarda kalıyor. Siz süreçleri uygulayanlardan yani işlerin birbiriyle uyumunu sağlayanlardan olun.
İcra etmek, iş göreni verimli kullanarak sonuca ulaşmaktır. Ekipleri hedeflere yönlendirip başarılı sonuç almak liderlik gerektirir. İyi lider olmak çalışanlarla gönül bağı kurmaktır. Şirketi, birlikte reaksiyon veren organik bir yapıya dönüştürmektir. İyi liderlik iyi dinlemektir. Anlamak için kulak kesilmektir. Söyleneni anlamak, yorumlamak ve ekibin önünü açmaktır.
Liderin iyisi olmak için ekibinizin yetkinliğine uygun olarak yönlendirme yapın. Yeni, yetkinliği az birine neyi nasıl yapması gerektiğini söylerken; deneyimli birine işi verip sabırla sonucu bekleyin. Bu arada ekibin her üyesinin yetkinliğini arttırmaya odaklanın. Eğitim için yerinde planlayıp harcadığınız her kuruşun size geri döneceğinden emin olabilirsiniz.
İlerlemenin ön şartı ölçmektir. Ölçmediğiniz bir şeyi geliştiremezsiniz. Bunun için hedefleriniz, süreçleriniz, çalışanlarınız, kaynaklarınız kısaca her şey için kontrol mekanizmaları oluşturun ve denetim yapın. Unutmayın denetim gelişmek ve geliştirmek için şarttır. Kontrollerinizin sonucunda iyileştirme gerektiren konular için kendinize ulaşabileceğiniz küçük hedefler koyun. Olumsuz stresten uzak durmak için ulaşılabilir hedefler belirleyip yolunuzda sürekli ilerleyin.
Çalışanlarınız için karşılıklı mutabakat ile başarı kriterleri belirleyin. Bunları her üç ayda karşılıklı olarak değerlendirin. Neyi iyi neyi kötü yaptık muhasebesi gelişimi tetikleyen en önemli unsurdur. İyi olandan ders çıkarın, kötü olandan fırsat yaratın.
Sonuç olarak; yönetimin dört unsuru olduğunu aklınızda tutun. Aile şirketinizi büyütmek için iyi planlayın, iyi organizasyon kurun, iyi icra edin ve iyi denetleyin. Kısaca şirketinizi iyi yönetin.
Ayhan Dayoğlu
23.08.2019
