Etkili yönetim “doğru işi yapmak”; Etkin yönetim “İşi doğru yapmak” tır.
Aile şirketlerinde yönetimin başarılı olup olmadığını anlamak için bakılacak ilk parametre etkililik, ve etkinliktir.
Ülkemizde küçük ölçekli şirketler yaşamlarını sürdürme sorunu ile karşı karşıya bulunuyor. İstatistikler ortalama küçük bir aile şirketin ömrünün 10 yılın biraz altında olduğunu gösteriyor.
Peki neden küçük şirketlerin ömrü bu kadar kısa?
Bu şirketler yeterince beslenip büyüyemiyor, önlerine çıkan sorunları çözemiyor, krizleri atlatamıyor.
Peki neden?
Aslında her şey yönetici ve yönetim tarzıyla başlıyor.
Kaptanın iyisi fırtınalı havada belli oluyor.
1800’leri sonunda buhar makinasının keşfi ve seri üretim metodunun keşfedilmesi insanlığın birinci endüstri devrimiyle tanışmasını sağladı. Üretim hızlandı, arz arttı, fiyatlar azaldı, alım gücü arttı ve insanlar önce tüketime sonra da lükse yöneldi. Firmalar arasında bölgesel rekabet arttı.
2000’li yıllara geldiğimizde hayatımıza küreselleşme girdi. Bu defa küreselleşme aile şirketlerini dünya ölçeğinde etkilemeye başladı. Dünyanın bir ucunda bir sinek uçsa diğer tarafında anında duyulur oldu. Şirketler isimlerini bile bilmedikleri diğer şirketler tarafından baskı ve tehdit altına girdiler. Dünyanın bir ucundan bakınca diğer ucu görülür hale geldi.
Bütün bunlar olurken yönetim bilimi ve yöneticiler gelişti. Ancak yine de hala “iyi yönetici olunur mu yoksa iyi yönetici olarak doğulur mu” sorusu birçok yerde tartışılıyor.
Sorunun cevabı tartışıladursun bana göre yönetim bilim ve sanatın sentezlenmesidir.
Teorisi ve pratiği vardır. Başarılı yönetici teori ve pratiği kullanarak iş görenleriyle sonuca ulaşır. Siz başarılı bir yönetici olmak istiyorsanız öncelikle aşağıdakileri dikkate alın:
- İşinizle ilgili teknik bilgiye sahip olun,
- Etrafındakilerle iyi seviyede iletişim kurun,
- Kavramsal bilgileri öğrenin.
Aile şirketlerinde yönetimin başarılı olup olmadığını anlamak için bakılacak ilk parametre etkililik, ve etkinliktir.
Etkili olmak için doğru işleri yapın.
Etkin olmak için işleri doğru yapın.
Etkili olmak hedefe ulaşmaktır. Etkin olmak ise en az kaynak ile hedefe ulaşmaktır.
Etkililiğiniz ve etkinliğinizi ölçmek için öncelikle şirket hedeflerinizi belirleyin. “Elimden gelenin en iyisini yapacağım” fikrinden uzak durun. Elinden gelenin en iyisini yapmak şirketi vasata götürür, rekabet gücünü azaltır. Ekibini aşırıya kaçmadan zorlayan, adım adım zorluk derecesini arttırarak hedef koyan yönetici şirketini sürekli uyanık tutar, rehavete kapılmasını önler ve başarıdan başarıya koşmasını sağlar. Etkililik gerçekleşen ile planlanan sonuçların oranlanmasıdır. Bunun için sonuçlarınızı sürekli kontrol edin, ekip içinde kontrol edilmesini sağlayın, hedefin gerisine düştüğünüzde bunu piyasa dinamiklerine bağlamayın. Unutmayın piyasa daraldığında bundan herkes etkilenir. Ama işler asla sıfıra düşmez. Piyasadaki işten pay alıp hedeflerinize ulaşmak için yeni yöntemler belirleyin. Unutmayın “Zor oyunu bozar”. Asla pes etmeyin. Hedefinizi kutup yıldızınız olarak kabul ederek ilerlemeye devam edin.
Etkili olmak için hedef koymak tek başına yeterli olmaz. Yapılan araştırmalar yeni atanan yöneticilerin %82’sinin ekibiyle iyi iletişi kuramadığı için ilk 18 ayda başarısız olduğunu gösteriyor. Bu tuzağa düşmemek için şirketinizde sağlıklı ve açık bir iletişim ortamı yaratın. Etrafınızdakilere sorular sorun, söylediklerini can kulağıyla dinleyin. Kendinizi iyi ifade edin. Patronluk taslamaktan, en iyisini ben bilirim demekten kaçının.
Şirketin elindeki kaynaklar sınırlıdır. Yönetici sınırlı kaynaklarla hedefe ulaşmak zorundadır. Yöneticinin kaynakları kullanma derecesine etkinlik denir.
Özellikle hizmet sektöründeki şirketlerin kaynaklarını etkin kullanması önemlidir. Hizmet üreten şirketlerin kullandığı kaynaklarının büyük kısmı insandır. Güvenlik şirketlerinde insan gücü maliyetlerin %80-85’ini, bankacılık ve finans sektörlerinde %55-60’ını oluşturmaktadır. Rekabetin arttığı, maliyet yönetiminin her geçen gün daha fazla önemli hale geldiği günümüz dünyasında şirkete eleman alarak daha fazla iş yapacağını düşünmek yanlış bir yöntemdir.
İşin doğru yapılması için doğru kişileri işe alın, gerekirse bunlara daha fazla maaş ödeyin. Böylelikle toplam çalışan sayınını azaltırken birim zamanda üretilen işi arttırın. Yaptığınız işin firesini ve kayıp zamanlarını azaltın. Bunun için sistemli çalışın. Ekibinizin sistemli çalışmasını sağlayın. Ekibinizi bu yönde eğitin.
Küçük işletmelerde yöneticilerin düştüğü en büyük tuzak “bak sana nasıl yapılacağını göstereyim” tuzağıdır. Bu öncelikle kurucu yöneticinin ruhunu okşar. Kurucu işin tüm detaylarını bildiğini ekibine kanıtlar. Ama şirkette işler genelde istediği gibi gitmez. Bunun ana nedeni çalışanların “başarısızlık durumunda kahramanın yetişip işi çözeceğini” bilmeleridir. Her seferinde ortaya çıkan kahraman bir süre sonra yorulur, “ben olmadan işler yürümüyor” düşüncesine kapılır, şirketten ayrılamaz hale gelir.
Bu ters sarmala girmeden yola devam için işe alacağınız kişilerin ekiple ve işle uyumlu olduğundan emin olun. “Şimdilik başlasın biz onu yetiştiririz” düşüncesinden uzaklaşın. İşe doğru elemanı almak kaynak sarfiyatını en aza indirir. Uygun kişiyi seçmek için piyasada birçok test var. Bunlardan mutlaka yararlanın.
Etkinliği arttırmak için ayrıca süreçlerinizi belirleyin. İşin kişilerden bağımsız olarak her daim aynı standartta yapılmasını sağlayın. Standartları belirlemek ilk defa yapıyorsanız biraz vakit ve kaynak ayırmanızı gerektirir. Ancak standartlarınızı bir kere yazıp uygulamaya başladığınızda yaşanan günlük krizler azalır, işler daha kısa sürede yapılır ve müşteri memnuniyeti artar.
Sonuç olarak; aile şirketinizin başarısı ve krizlere direncini arttırmak için hedeflerinizi belirleyin, ekibinizle sağlıklı ve açık iletişim kurun, doğru kişileri işe alın ve standartlarınızı belirleyip istikrarlı şekilde uygulayın.
Ayhan Dayoğlu
20.08.2019
